Пригласить сотрудника на портал можно несколькими способами. Чтобы добавить сотрудника на портал приглашение можно выслать:

- на почту

- на мобильный телефон

- ссылкой на регистрацию

Приглашать сотрудников можно массово, просто введя нужные телефоны или почтовые адреса через пробел или сразу с привязкой к структурным подразделениям Вашей компании.

Можно также зарегистрировать пользователя на портале самостоятельно, тогда от него не потребуется подтверждение регистрации и он будет добавлен в список сотрудников портала.

Есть возможность также пригласить экстранет-пользователя, отправив ему соответствующую ссылку. В этом случае он получит доступ к материалам портала, но не будет зачислен в штат сотрудников.

Если вы хотите пригласить интегратора, то для этого тоже есть соответствующая опция. На портале могут быть сотрудники только одной компании-интегратора. Интеграторы не учитываются как сотрудники вашего Битрикс, что важно, когда у вас есть ограничения по количеству сотрудников на текущем тарифе.

Как зайти в меню приглашения:

Для облачной версии:
Вариант 1. Нажать кнопку Пригласить в верхнем правом углу стартовой страницы Битрикс24.

Вариант 2. Боковое меню инструментов (слева) > Компания > Пригласить сотрудников.

Для коробочной версии:
Боковое меню инструментов (слева) > Сотрудники > Список сотрудников > Пригласить

По умолчанию приглашать сотрудников может только администратор портала. Чтобы разрешить приглашать сотрудников всем, нужно пройти в боковое меню инструментов (слева) > Настройки > включить опцию Разрешить всем приглашать пользователей на портал.

Работать с задачами в CRM можно через несколько разделов.

Для создания и отслеживания своих задач есть специальный раздел Задачи и проекты (левое меню инструментов). В этом разделе сотрудник может видеть только те задачи, в выполнении которых он участвует, т.е. те, где он выступает в роли ответственного/наблюдателя/соисполнителя/постановщика, иначе задачи других сотрудников в этом разделе видны не будут. Вверху данной вкладки есть кнопка Добавить задачу, которая открывает окно редактирования параметров задачи, где можно указать сотрудников, которые должны выполнять данную задачу, описание, крайний срок или добавить чек-лист.

Важным параметром является функция Обязательный отчет при завершении задачи - она делает невозможным завершение задачи без отчета по ней со стороны ответственного сотрудника - в этом случае запросится комментарий или какие-либо вложения (файлы, скриншоты, документы и проч.) перед завершением.

Есть несколько вариантов отображения списка актуальных задач: через список, канбан, диаграмму ганта или календарь - выбрать подходящее отображение можно в поле над экраном списка задач.

Задачи также можно ставить непосредственно в карточке лида, сделки, контакта или компании. Кнопка добавления задачи находится в правой верхней части карточки на панели инструментов обработки.

Включить/выключить уведомления можно в настройках чатов (Правое меню с чатами > Настройки (Знак ⚙️ внизу страницы) > Уведомления). В простом режиме можно определить куда должны или не должны приходить пуш-уведомления (мобильное/десктопное приложение, почта). В расширенном режиме можно выбрать те события, о которых будут или не будут приходить пуш-уведомления.

Рядом с меню настроек есть кнопка, где мы можем задать текущий режим работы:

🟢 Онлайн (все уведомления приходят)

☕️ Перерыв (уведомления не будут приходить в течении часа)

🟠 Отсутствую (уведомления будут приходить без звукового сигнала)

🚫 Не беспокоить (уведомления приходить не будут)

Подключить почту можно в разделе Совместная работа > Почта > Выбираем нужный почтовый сервис > Авторизоваться.

Далее авторизуемся в своей почте и нажимаем Подключить.

Обратите внимание на настройки подключения: если вы поставите галочку рядом с опцией Для входящих с нового email-адреса создавать

Лид, то с каждого письма, даже если оно нецелевое будет создаваться лид или сделка в CRM.

Мобильное приложение Битрикс24 – это бесплатное приложение, работающее с iPhone, iPad и Android-устройствами.

Чаты

Во-первых, мобильное приложение – это прежде всего общение – чаты с коллегами и клиентами. В данном разделе вы можете создавать новые чаты и общаться в открытых линиях так же легко, как в браузере или десктоп-приложении. В мобильном приложении Битрикс24 вы также можете совершать видеозвонки. Созванивайтесь как с отдельными коллегами, так и всем отделом в HD-качестве, бесплатно и без лимита по времени.

Для того, чтобы написать сообщение коллеге или создать групповой чат, нажмите на иконку + в правом нижнем углу. Выберите тип чата, пригласите в него сотрудников и укажите название обсуждения. В списке чатов есть возможность Закрепить/Открепить диалог вверху списка, а также отметить его как Не прочитан. Для этого смахните нужный чат слева направо (для iOS) или удерживайте (для Android).
Чтобы быстро просмотреть Профиль собеседника или Скрыть диалог с ним, смахните чат справа налево (для iOS) или удерживайте (для Android).

Новости

Этот раздел позволяет вести совместную работу компании. В нем собраны такие инструменты, как Новости, Диск, Процессы и Почта. Просматривайте ленту Новостей и комментируйте сообщения коллег. Добавляйте файлы на Диск прямо с телефона. Следите за текущими Бизнес-процессами и управляйте ими со смартфона.

Просматривайте ленту Новостей, пишите сообщения, благодарности, а также комментируйте публикации коллег. Для того, чтобы создать новое сообщение в ленте, кликните на троеточие «...» в правом верхнем углу и выберите Написать сообщение. Просматривайте ленту Новостей, пишите сообщения, благодарности, а также комментируйте публикации коллег.

Диск
Работайте с файлами вашего диска, а также загружайте новые прямо с мобильного устройства. Для этого нажмите «+» в правом нижнем углу.

Процессы
Все активные процессы, в которых вы задействованы, будут отображены в данной вкладке. В мобильном приложении вы сможете проверить информацию по процессу и рассмотреть его.

ВАЖНО: Функция Почта доступна только в полной версии Битрикс24!

Задачи

Раздел Задачи позволяет работать с задачами и проектами в мобильном приложении так же удобно, как и в браузере. В данной вкладке будут показаны уже поставленные задачи в которых вы участвуете. Чтобы найти определенную задачу воспользуйтесь специальным фильтром через «...» в правом верхнем углу. Выберите нужную стадию задачи или вашу роль в ней. Также есть возможность сортировать их по срокам и показать уже завершенные.

При открытии конкретной задачи вы можете просмотреть ее элементы:

• Чек-лист
• Статус задачи
• Приоритет
• Крайний срок
• Оценка
• Роли (ответственный, постановщик, наблюдатель и соисполнитель)
• Файлы
• Комментарии

В приложении вы можете отредактировать задачу или выполнить необходимые действия по ней.
Приложение Битрикс24 позволяет работать с такими CRM-элементами как Мои дела, Контакты, Компании, Сделки, Счета, Предложения, Лиды и Товары. Вы можете завести новый лид или изменить статус сделки, находясь прямо на переговорах с клиентом.

Мобильное приложение позволяет одновременно работать с несколькими Битрикс24. Авторизуйте ваши аккаунты Битрикс24 и переключайтесь на нужный портал.

• Добавьте кнопку отписки от рассылки

По закону, у получателей должна быть возможность отписаться от рассылки, иначе отправителя ждет штраф. CRM-маркетинг не отправляет email-рассылки, в которых нет кнопки отписки, поэтому обязательно добавляйте её в шаблоны писем. Ссылка на отписку от рассылки по умолчанию есть в стандартном блоке Футер. Просто перетащите этот блок в нужное место шаблона.

• Напишите продающий текст

Рассылки с хорошим текстом цепляют клиентов и помогают заключить больше сделок. 

• Следите за ежедневным лимитом рассылок

Ваш лимит рассылок будет повышаться, если письма не попадают в спам. Изначально вы можете отправить 1000 писем в день. Когда вы отправите больше писем, они попадут в очередь и отправятся на следующий день. Если получатели не помечают письма как спам, то вы сможете отправить большее количество писем в день. Если многие письма помечаются спамом, то лимит будет понижаться, или CRM-маркетинг вовсе заблокируется.

Текущее количество писем, которые вы можете отправить, показывается на странице CRM-маркетинг - Настройки.

• Укажите ограничение на отправку почты

В вашем тарифе указано, сколько писем вы можете отправить за месяц. Это количество включает и обычные письма, и рассылки CRM-маркетинга. Поскольку рассылки делаются массово, весь лимит почты может быстро уйти на них, и вы не сможете пользоваться обычной почтой.

На странице CRM-маркетинг - Настройки вы можете указать, какой процент от всех писем выделяется на CRM-маркетинг, чтобы не потерять возможность пользоваться почтой. Если почта не нужна и вы планируете только делать рассылки, то можете спокойно ставить 100%.

Например, ваш тариф позволяет отправить 5000 писем в месяц, и вы выделяете 90% на CRM-маркетинг. Вы делаете рассылку на 6000 писем. Только 4500 из них оправятся, а остальные попадут в очередь на следующий месяц. 500 писем у вас всегда останутся в запасе, чтобы пользоваться обычной почтой.

Зайдите в Настройки > Пользователи и через кнопку добавить пользователя в правом верхнем углу просто введите email сотрудника (ов) и придумайте пароль. Приглашенным на почту придет письмо с доступом в аккаунт.

Настроить оргструктуру компании можно нажав кнопку Новая группа в подразделе Пользователи и добавив в новый отдел пользователей. Для каждой группы пользователей можно настроить собственные права доступа в CRM.

Задачу можно создать из карточки сделки, компании или контакта. Для этого нужно перейти в карточку > правое окно истории > выбрать активити Задача. Далее настраиваем для кого ставится эта задача и указывается крайний срок. После внесения настроек нажимаем кнопку Поставить. Готово!

Для подключения почтового ящика нужно перейти в раздел Почта > Ещё. Указываете свой email адрес, разрешаем доступ и переходим в настройки интеграции с почтой. Если ваш почтовый ящик расположен на одном из популярных сервисов, вроде Яндекс Почта, Mail.ru или Gmail, то вам не понадобится даже вводить настройки, иначе нужно ввести информацию о IMAP, SMTP серверах и портах. Узнать данные настройки вы можете у своего провайдера.

В мобильном приложении можно работать со сделками, контактами и компаниями (редактирование, добавление, просмотр), добавлять примечания и работать с задачами, а также же просматривать аналитику. Также можно принимать звонки от клиентов без синхронизации с клиентской базой web-версии. Для этого нужно на включить IOS "Определение номеров при звонках", а в Android "Идентификатор входящего звонка", а также разрешить создание примечаний.
Также приложение удобно использовать для получения push-уведомлений на свой телефон из CRM, чтобы всегда быть в курсе событий.

Редактирование имеющихся в системе пользователей и создание новых осуществляется в разделе Пользователи. Внутри вкладки есть также подраздел Группы пользователей, где можно задать разные уровни доступа для каждого подразделения. На вкладке Заказы и клиенты можно настроить дополнительные параметры по распределению заказов и по доступу пользователей конкретной группы к заказам и клиентам.

Создать задачу можно из карточки заказа или карточки клиента. Для этого перейдите в карточку, нажмите Создать задачу. Далее можно указать параметры. Редактировать уже созданные задачи могут только сотрудники с соответствующими правами доступа. Работая с задачами через список можно выполнять массовые действия (например, изменить исполнителя, удалить или завершить).

Чтобы отфильтровать список заказов по статусам, необходимо развернуть область со списком статусов в левой части списка заказов. В данной области отображаются доступные группы статусов и сами статусы.

Для фильтрации по одному из статусов достаточно нажать на него, затем кликнуть по появившейся кнопке Применить. Цифра рядом с названием статуса означает количество заказов в этом статусе.

Если выбрать группу статусов (она отмечена индивидуальной иконкой), например, Согласование, то выделятся сразу все статусы этой группы. После нажатия Применить, отобразятся все заказы, которые имеют один из статусов этой группы.

Для того чтобы снять фильтр по выбранным статусам, кликните по варианту Все в начале списка статусов или по кнопке Сброс над фильтрами статусов.

В системе возможна выгрузка таблицы с заказами. Для выгрузки кликните по ссылке Выгрузить таблицу, которая располагается внизу списка заказов. Если также необходима выгрузка свойств товаров, то воспользуйтесь функцией Выгружаемые свойства товара. После нажатия отобразится окно, в котором необходимо выбрать:

Вся информация по рассылкам находится на соответствующей вкладке Рассылки. 
В общем списке отображаются как email-, так и SMS-рассылки. В рамках рассылки можно настраивать цепочку действий (несколько шагов в рассылке). В системе такие рассылки фигурируют как Смешанные и также отображаются в общем списке. Под названием рассылки располагается фильтр, который позволяет вывести статистику за заготовленный период (по умолчанию доступны варианты: неделя, месяц, квартал) или за заданный вручную период (окошко ввода периода открывается при клике на вариант Выбрать период). Ниже находятся общие показатели по рассылке. В общих показателях выводится дата создания рассылки, количество оформленных заказов из рассылки (конверсия) и сумма оформленных заказов.
Для упрощения поиска необходимой рассылки, над списком представлены фильтры. Фильтрация возможно по:

Перейдите в основном меню в Настройки > Настройки записи > Сотрудники. В правом верхнем углу нажмите кнопку Добавить.
В открывшимся окне укажите должность и специализацию сотрудника. Если вы ещё не создали список должностей, то оставьте поле пустым и укажите должность позднее. Укажите номер телефона пользователя или пропустите этот шаг, сняв галочку. Связка с пользователем необходима для отправки уведомлений сотруднику и печати чека. Пользователя можно пригласить отдельно в разделе Настройки > Системные настройки > Список пользователей и уже после привязать к сотруднику при необходимости. 

Прежде чем начать использовать онлайн-запись, выполните все необходимые настройки. Для этого перейдите в основном меню в раздел Онлайн-запись > Настройки. 

• Укажите Время начала и окончания поиска сеансов в виджете. Поиск сеансов будет происходить в рамках указанного времени, если только не заданы специальные настройки у сотрудника или услуги.
• Поставьте галочку, если хотите, чтобы клиент смог завершить запись только после подтверждения своего номера. Данная функция позволит избежать создания недействительных и тестовых записей. Тарификация за SMS с кодом идет согласно установленным тарифам провайдера.
• Также вы можете включить подтверждение номера клиента для отправки PUSH-уведомлений в мобильном приложении для клиентов.
• Укажите обязательное поле для записи: комментарий и/или Email. Клиент не сможет записаться, не заполнив его. Вы можете изменить название поля для комментария (до 60 символов) или оставить текст по умолчанию.
• Добавьте текст в виджете на шаге ввода контактных данных, это может быть любой текст, который увидит клиент на последнем шаге записи. Если текст не задан, то выводится текст по умолчанию.
• Укажите, как будут отображаться сущности сотрудников при онлайн-записи.
• Поставьте галочку, чтобы включить режим Любой сотрудник. В этом случае клиенты смогут записаться, пропустив выбор сотрудника. Этот же режим можно включить при настройке шагов записи в виджете.
• В поле Сотрудник для онлайн-записи выберите сотрудника, если хотите чтобы все записи попадали только к нему.
• Укажите, за какое время до начала визита клиент не сможет записаться.
• Настройте возможность переноса и отмены записи. Укажите, за какое время до начала визита клиент не сможет перенести или отменить свою запись.
• Включите настройку Добавлять дополнительные места в записи события, чтобы при записи на групповое событие была возможность занять несколько мест для одного клиента, затем установите ограничение по числу занимаемых мест. Эта опция позволит клиентам делать запись на групповое событие для себя и друзей или членов семьи без необходимости создавать несколько записей для каждого посетителя.

Журнал записи представляет собой электронный календарь, в котором ведется работа с расписанием и визитами. После того как сотрудникам компании было установлено расписание, информация о них появятся в журнале. Также появится возможность записывать клиентов на услуги к этим сотрудникам.
Для создания новой записи нажмите на нужную дату в календаре слева, откроется расписание на выбранный день. Выберите сотрудника и время, на которое нужно записать клиента. Нажмите на кнопку Новый сеанс, которая появляется при наведении на свободное время в календаре. Укажите вид сеанса: Запись (индивидуальная) или Событие (групповое).

Email-уведомления:
Перейдите в основном меню в раздел Настройки > Системные настройки > Уведомления на вкладку Email-уведомления. Установите настройки основных уведомлений:

• Email для ответов. На эту почту будут приходить ответы клиентов, получивших Email-уведомления.
• Внешний вид. 

Нажмите кнопку Сохранить.

SMS-уведомления:
Перейдите в основном меню в раздел Настройки > Системные настройки > Уведомления на вкладку SMS-уведомления.

• SMS-агрегатор. Выберите из списка SMS-агрегатора или Чат-бота, к которому вы подключились. После этого в открывшемся поле для ввода укажите ключ авторизации.
•  Имя отправителя SMS. Здесь вы можете указать собственное имя отправителя, от которого будут уходить сообщения. Особенности согласования имени отправителя у каждого агрегатора индивидуальны.

Нажмите кнопку Сохранить.

Возможности приложения YClients:

• Просмотр списка записей за определенный день и для определенного сотрудника.
• Создание, изменение и отмена записи.
• Быстрая и раздельная оплата визита.
• Применение в визите всех типов лояльности, доступных в веб-версии.
• Просмотр статистики по каждому филиалу за любой день.
• Быстрое переключение между всеми филиалами.
• Настройка отображения журнала записи в режимах «День», «Список», «Неделя» и настройка масштабирования.
• Предоставление доступа для каждого сотрудника к просмотру только своих записей.
• Ограничение доступа для отдельных пользователей к редактированию записей.
• Просмотр статуса оплаты. Если визит оплачен не полностью, администратор сразу увидит, какую сумму клиент остался должен.
• Детализация оплаты визита такая же, как в веб-версии, есть возможность отменить оплату.
• Управление списанием расходных материалов в визите. При необходимости можно изменить состав и количество расходников, соответствующих каждой услуге.
• Взаимодействие с клиентами в разделе «Клиенты».
• Создание и редактирование сотрудников и услуг.
• Просмотр статистики за любой день.
• Создание и настройка виджета онлайн-записи.
• Push-уведомления о создании, отмене и переносе записи.
• Просмотр зарплаты для сотрудников.
  Приложение корректно работает на планшетах iPad и подходит для компаний, где нет компьютера.