ОПИСАНИЕ ЗАКАЗЧИКА: компания-арендатор строительной техники. Заказ техники осуществляется через интернет-магазин, по телефону или офлайн путем посещения офиса компании. В системе работает 35 пользователей. Версия Битрикс: облако, тариф Профессиональный.

ПОСТАВЛЕННЫЕ ЗАДАЧИ:

• Организация работы отдела продаж в CRM.
• Подключение телефонии, запись и хранение телефонных разговоров менеджеров для контроля качества обслуживания.
• Настройка системы уведомлений и автоматических задач менеджеру, напоминания о крайних сроках, уведомления руководителю отдела о всех просроченных/невыполненных делах.
• Автоматическое формирование и отправка на почту клиента шаблонных документов - счет, договор, УПД.
• Подключение whatsapp, telegram. Организация автоматической информационной и рекламной рассылки клиентам.
• Подключение сайта к CRM (сбор заявок на аренду).
• Подключение эквайринга и автоматический контроль оплат.

РЕШЕНИЕ:

Перед тем, как определить порядок внедрения заказчику был назначен 2-ух часовой аудит для описания всех текущих бизнес-процессов компании. Это нужно для того, чтобы наш бизнес-аналитик смог выстроить наиболее оптимальную проектную модель внедрения CRM индивидуально под нужды данного бизнеса.

После аудита заказчику была предложена модель в 3 рабочие воронки: Воронка лидов в 3 этапа для обработки входящих обращений со всех источников трафика с сортировкой на качественные и некачественные лиды; Воронка продаж в 8 этапов, включая этапы отправки КП, выставление и оплату счета, доставку техники и закрытие сделки; Воронка прогрева для работы с отказниками и потенциальными клиентами.

После представления проектной модели заказчику интеграторы приступили непосредственно к настройке CRM.

Первым этапом настроили стадии воронок, карточки сделок, контактов и компаний. Были настроены оргструктура компании и права доступа для каждого из подразделений сотрудников.

Далее, исходя из данных аудита, для каждого этапа бизнес-процесса были настроены автоматические задачи и уведомления с привязкой к сотруднику, его подразделению и часовому поясу. Для руководителей настроены отдельные задачи и уведомления для контроля сроков и качества работы подчиненных.

Для минимизирования действий менеджера в работе с клиентом было также настроено автоматическое формирование шаблонных документов и их отправка на почту покупателя. Настройка производилась в стандартном редакторе Б24 по образцу заказчика.

Далее настал момент интеграции сторонних сервисов.

Сначала был подключен telegram-бот для сбора заявок на аренду техники. Клиент пройдя по ссылке на сайте отправляет запрос в бота, после чего заявка появляется в виде лида в соответствующей воронке. Заявки формируются только в рабочее время, ответственный определяется автоматически, после чего ему приходит уведомление о новой заявке и задача на обработку. Если через 12 часов (рабочее время) заявка необработана - приходит уведомление руководителю. Вся статистика по обработке попадает в аналитический дашборд.

Для подключения Whatsapp был выбран коннектор OlChat с подпиской 3000 руб/мес. Подключение произведено к новой открытой линии Б24. Принцип работы похож на работу с telegram - клиент по ссылке на сайте проходит в чат WA, пишет сообщение - оно попадает в Б24. Если клиент новый, то на основании сообщения создается лид, если действующий, то сообщение прикрепляется в историю переписки с клиентом. Далее менеджер может прямо в карточке клиента в окне Б24 вести переписку с клиентом в мессенджере. Через этот же коннектор организована автоматическая рассылка действующим клиентам: в момент отправки счета, в момент отправки техники.

После подключения мессенджеров было произведено подключение и настройка облачной АТС Мегафон. После подключения записи телефонных разговоров начали фиксироваться в CRM с привязкой к карточке клиента и сделки. Появилась возможность звонить клиентам прямо из карточек в Б24. Стали поступать уведомления о пропущенных звонках.

Была также подключена CRM-форма для сбора заявок на сайте (Tilda). Заявки с сайта попадают в воронку лидов, автоматически распределяются между всеми сотрудниками отдела продаж (в рабочее время), ответственным приходит уведомление и автоматическая задача.

Для упрощения работы с оплатами был подключен модуль эквайринга от Сбербанка. На этапе выставления счета на основании данных в карточке сделки автоматически формируется счет и ссылка на оплату, которая потом также автоматически отправляется клиенту на почту и в Whatsapp. По факту оплаты бухгалтер проводит оплату счета, а сделка автоматически отправляется в статус "Счет оплачен", менеджеру приходит уведомление об оплате.

Следующим этапом бизнес-аналитик настроил аналитические дашборды для руководителя, куда вывел следующие показатели:

общее количество лидов за отчетный период, количество качественных и некачественных лидов, % конверсии.
сумма всех сделок в работе за отчетный период, сумма успешных, сумма провальных сделок.
количество сделок в работе по менеджерам за отчетный период, количество успешных, количество провальны.
количество лидов по источникам.
После выполненных настроек было проведено обучение менеджерам и руководителям. Запись обучения предоставлена заказчику.

СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ: 32 рабочих дня.

ОПИСАНИЕ ЗАКАЗЧИКА: компания-производитель химической продукции. Реализация продукции осуществляется через тендерные закупки и по существующей клиентской базе путем обзвона и рассылок по почте. В процесс реализации включены 3 этапа: продажа, производство, логистика. В системен работает 15 пользователей. Версия Битрикс: облако, тариф Стандартный.

ПОСТАВЛЕННЫЕ ЗАДАЧИ:

• Организация работы отдела продаж в CRM.
• Подключение телефонии, запись и хранение телефонных разговоров менеджеров для контроля качества обслуживания.
• Настройка системы уведомлений и автоматических задач менеджеру, напоминания о крайних сроках, уведомления руководителю отдела о всех просроченных/невыполненных делах.
• Автоматическое формирование и отправка на почту клиента шаблонных документов - КП, счет, товарная накладная.
• Подключение whatsapp, telegram. Организация автоматической информационной и рекламной рассылки клиентам.
• Подключение сайта к CRM (сбор заявок на аренду).
• Подключение эквайринга и автоматический контроль оплат.

РЕШЕНИЕ:

Перед тем, как определить порядок внедрения заказчику был назначен 2-ух часовой аудит для описания всех текущих бизнес-процессов компании. Это нужно для того, чтобы наш бизнес-аналитик смог выстроить наиболее оптимальную проектную модель внедрения CRM индивидуально под нужды данного бизнеса.

После аудита заказчику была предложена модель в 4 рабочие воронки: Воронка лидов в 3 этапа для обработки входящих обращений со всех источников трафика с сортировкой на качественные и некачественные лиды; Воронка продаж в 6 этапов, включая этапы отправки КП, выставление и оплату счета, доставку техники и закрытие сделки; Воронка прогрева для работы с отказниками и потенциальными клиентами. Заказчик поставил также проблему того, что есть менеджеры в разных городах, поэтому задачи и доступы для них надо разделить в зависимости от города. Для решения этой проблемы было предложено разделение автоматики по группам, каждая из которых соответствовала городу менеджера.

Также была предложена отдельная воронка производства, т.к. направлений производства у заказчика достаточно много, везде разные сотрудники и множество задач. Воронка производтва предусматривала непосредственно этапы планирования работ, производства/закупки, контроля качества, отгрузки и доставки до клиента. Для распределения задач между отделами и сотрудниками была предложена автоматизация задач с привязкой к соответствующим группам.

После представления проектной модели заказчику интеграторы приступили непосредственно к настройке CRM.

Первым этапом настроили стадии воронок, карточки сделок, контактов и компаний. Были настроены оргструктура компании и права доступа для каждого из подразделений сотрудников.

Далее, исходя из данных аудита, для каждого этапа бизнес-процесса были настроены автоматические задачи и уведомления с привязкой к сотруднику, его подразделению, городу и часовому поясу. Для руководителей настроены отдельные задачи и уведомления для контроля сроков и качества работы подчиненных.

Для минимизирования действий менеджера в работе с клиентом было также настроено автоматическое формирование шаблонных документов и их отправка на почту покупателя. Настройка производилась в стандартном редакторе Б24 по образцу заказчика.

После подключения мессенджеров было произведено подключение и настройка облачной АТС Билайн. Записи телефонных разговоров начали фиксироваться в CRM с привязкой к карточке клиента и сделки. Появилась возможность звонить клиентам прямо из карточек в Б24. Стали поступать уведомления о пропущенных звонках.

Следующим этапом бизнес-аналитик настроил аналитические дашборды для руководителя, куда вывел следующие показатели:

Общее количество лидов за отчетный период, количество качественных и некачественных лидов, % конверсии.
Сумма всех сделок в работе за отчетный период, сумма успешных, сумма провальных сделок.
Количество сделок в работе по менеджерам за отчетный период, количество успешных, количество провальны.
Количество лидов по источникам.
После выполненных настроек было проведено обучение менеджерам и руководителям. Запись обучения предоставлена заказчику.

СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ: 16 рабочих дней.

ОПИСАНИЕ ЗАКАЗЧИКА: компания-агентство недвижимости. В системе работает 12 сотрудников. Всех клиентов менеджеры самостоятельно заносят в CRM после встреч или поиска по объявлениям на Циан и Авито. Версия Битрикс: Корпоративный портал 50.

ПОСТАВЛЕННЫЕ ЗАДАЧИ:

• Организация работы отдела продаж в CRM.
• Подключение телефонии, запись и хранение телефонных разговоров менеджеров для контроля качества обслуживания.
• Создание скриптов и регламентов отделу продаж для холодного обзвона.
• Настройка системы уведомлений и автоматических задач менеджеру, напоминания о крайних сроках, уведомления руководителю отдела о всех просроченных/невыполненных делах.
• Автоматическое формирование и отправка на почту клиента шаблонных документов - КП, договор.
• Создание реестра объектов в продаже с сегментацией по площади и регионам.

РЕШЕНИЕ:

У заказчика было свое четко оформленное техзадание, поэтому аудит с нашим бизнес-аналитиком не проводился.
Требовалось настроить воронку холодного обзвона, куда будет выгружена из Excel база под обзвон в 3 этапа: БАЗА, ПРОЗВОН и ВСТРЕЧА НАЗНАЧЕНА. В конце воронки качественная стадия, от которой идет тунель в воронку продаж, и, непосредственно, воронку продаж. Воронка продаж в 5 этапов, включая этапы Осмотр, Заключение договора с продавцом, Заключение договора с заказчиком, Оформление и Ожидание оплаты. Далее сделка уходит либо в успешно завершенные, либо уходит в воронку отказов для прогрева; В воронке отказов клиенты сортируются по причинам отказов, для них настроена рассылка с предложениями по объектам.

После представления проектной модели заказчику интеграторы приступили непосредственно к настройке CRM.

Первым этапом настроили стадии воронок, карточки сделок, контактов и компаний. Были настроены оргструктура компании и права доступа для каждого из подразделений сотрудников.

Далее, исходя из данных аудита, для каждого этапа бизнес-процесса были настроены автоматические задачи и уведомления с привязкой к сотруднику, его подразделению и часовому поясу. Для руководителей настроены отдельные задачи и уведомления для контроля сроков и качества работы подчиненных.

Для минимизирования действий менеджера в работе с клиентом было также настроено автоматическое формирование шаблонных документов и их отправка на почту покупателя. Настройка производилась в стандартном редакторе Б24 по образцу заказчика.

Далее был создан реестр объектов недвижимости в продаже через смарт-процессы. Можно указать площадь, адрес и стоимость объекта, приложить файлы документации, если требуется. Объекты смарт-процесса выведены в карточку сделки, чтобы можно было данные по реестру просматривать и редактировать прямо в карточке клиента.

После настройки всех основных сущностей CRM было произведено подключение и настройка облачной АТС Ростелеком. После подключения записи телефонных разговоров начали фиксироваться в CRM с привязкой к карточке клиента и сделки. Появилась возможность звонить клиенту прямо из карточек в Б24. Стали поступать уведомления о пропущенных звонках, а у руководителей появилась аналитика по звонкам сотрудников. На основании данной интеграции заказчик заложил в своей компании отдел контроля качества, которого ранее не было.

После выполненных настроек было проведено обучение менеджерам и руководителям. Запись обучения предоставлена заказчику.

СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ: 12 рабочих дней.

ОПИСАНИЕ ЗАКАЗЧИКА: микрокомпания, предоставляющая бухгалтерские услуги. Клиенты могут оставить заявку на лендинге, позвонить, написать на почту. CRM внедрялась с нуля. Выбрали Битрикс24, тариф Профессиональный, т.к. требовалась интеграция с 1С и автоматизация оплат. В системе планировалась работа 12 сотрудников.

ПОСТАВЛЕННЫЕ ЗАДАЧИ:

• Внедрение CRM с нуля.
• Подключение телефонии, запись и хранение телефонных разговоров менеджеров для контроля качества обслуживания.
• Создание реестра оплат и договоров.
• Настройка системы уведомлений и автоматических задач менеджеру, напоминания о крайних сроках, уведомления руководителю отдела о всех просроченных/невыполненных делах.
• Автоматизация процесса согласования договора.
• Автоматическое формирование и отправка на почту клиента шаблонных документов - КП, счет, договор, акт выполненных работ.
• Интеграция с 1С.

РЕШЕНИЕ:

Перед тем, как определить порядок внедрения заказчику был назначен 2-ух часовой аудит для описания всех текущих бизнес-процессов компании. Это нужно для того, чтобы наш бизнес-аналитик смог выстроить наиболее оптимальную проектную модель внедрения CRM индивидуально под нужды данного бизнеса.

Мы предложили заказчику настроить 3 воронки: лиды (3 этапа: Новый клиент, Квалификация, КП отправлено), продажи (5 этапов: Новый заказ, Подписание договора, Выставление счета, Выполнение работ, Работы выполнены). Далее сделка уходит либо в успешно завершенные, либо уходит в воронку отказов для прогрева; В воронке отказов клиенты сортируются по причинам отказов, для них настроена информационная рассылка об акциях, новостях в законодательстве и проч. Для тех клиентов, которые приобретают услуги бухгалтера на регулярной основе настроен механизм Повторная сделка.

После представления проектной модели заказчику интеграторы приступили непосредственно к настройке CRM.

Первым этапом настроили стадии воронок, карточки сделок, контактов и компаний. Были настроены оргструктура компании и права доступа для каждого из подразделений сотрудников.

Далее был создан реестр оплат и договоров через универсальные списки с подгрузкой данных из списков в карточки контактов и компаний и уведомлениями о новых оплатах/договорах для бухгалтера.

После этого мы настроили автоматический бизнес-процесс согласования договора в ленте новостей. Процесс состоит из 3-х этапов: согласование с руководителем отдела, согласование с бухгалтером, утверждение директором. В случае согласования всеми сотрудниками - инициатору уходит уведомление об утверждении документа. В случае отклонения - процесс прерывается и инициатору также уходит уведомление.

Была также настроена автоматическая генерация КП и счета на стадиях их отправки клиенту. Настройка производилась в стандартном редакторе Б24 по образцу заказчика.

После настройки всех основных сущностей CRM было произведено подключение и настройка облачной АТС UIS. После подключения записи телефонных разговоров начали фиксироваться в CRM с привязкой к карточке клиента и сделки. Появилась возможность звонить клиенту прямо из карточек в Б24. Стали поступать уведомления о пропущенных звонках, а у руководителей появилась аналитика по звонкам сотрудников.

После выполненных настроек было проведено обучение менеджерам и руководителям. Запись обучения предоставлена заказчику.

СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ: 22 рабочих дня.

ОПИСАНИЕ ЗАКАЗЧИКА: компания, предоставляющая маркетинговые/рекламные услуги. Клиенты могут оставить заявку на сайте, позвонить, написать на почту или же менеджер заносит клиента вручную после личной встречи. В системе работает около 20 человек. Тариф Б24: Профессиональный.

ПОСТАВЛЕННЫЕ ЗАДАЧИ:

• корректировка автоматики в текущих воронках: нужно было настроить автоматическое движение по стадиям сделки в зависимости от условий и действий менеджера по обработке заявки.
• разработать бизнес-процесс, который будет рассчитывать, на каком месяце техподдержки находится заказчик, вычислять дату окончания договора переносить сделку на соответствующую стадию воронки.
• разработать бизнес-процесс для контроля оплат.
• настроить разные уровни доступа для подразделений компании, с разными представлениями в карточке сделки.
• перенести основные воронки с автоматизацией и сделками из amoCRM.

РЕШЕНИЕ:

Так как Битрикс внедрялся не с нуля, а, в основном, требовалась масштабная переработка автоматики в воронках и самих воронок.

Работы начали с аудита текущего состояния портала и тестирования настроенных роботов и бизнес-процессов. После аудита заказчик определил, что маркетинговую воронку нужно настроить с нуля, а все остальные подлежат только корректировке.

В воронке маркетинга настроили основные стадии, которые соответствуют этапам маркетинговой поддержки клиентов. Нами был разработан бизнес-процесс, который после ввода даты начала работ по проекту автоматически высчитывал, сколько месяцев и дней заказчик уже находится на техподдержке, выводил эти данные в пользовательское поле карточки клиента с выводом в предпросмотр канбана, а также регулярно обновлял эти данные. В дату окончания техподдержки сделка переносится на этап Техподдержка завершена, где ответственному ставится задача продлить договор.

Следующим этапом была выполнена разработка бизнес-процесса контроля оплат, где по условиям договора высчитывается количество дней до момента окончательной оплаты, за 3 дня приходит напоминание менеджеру о том, что нужно получить оплату, а в карточке клиента автоматически генерируется и отправляется в мессенджер клиента счет на оплату. Если счет был оплачен, то сделка возвращается на этап активной техподдержки, если в дату оплаты деньги так и не поступили - сделка отправляется в стадию Остановка техподдержки. На всех этапах бизнес-процесса настроены соответствующие уведомления для менеджера и бухгалтера по оплатам.

Далее был выполнен ручной перенос стадий и воронок Продаж, Партнерки и Разработки из amoCRM с последующим импортом сделок через мигратор от Информатика и сервис.

На предпоследнем этапе были настроены оргструктура компании и права доступа для каждого из подразделений сотрудников с настройкой представления карточек сделок для каждого из отделов..

После выполненных настроек было проведено обучение менеджерам и руководителям. Запись обучения предоставлена заказчику.

СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ: 6 рабочих дней.

ОПИСАНИЕ ЗАКАЗЧИКА: компания, занимающаяся оказанием образовательных услуг. Ранее работали в YClients. Клиенты могут оставить заявку на обучение на сайте, позвонить, написать на почту, мессенджер. В системе работает 5 менеджеров, 15 специалистов-кураторов и 3 технических специалиста. Версия Битрикс: облако, тариф Стандартный.

ПОСТАВЛЕННЫЕ ЗАДАЧИ:

• переход из CRM YClients в Битрикс24: перенос товарной номенклатуры и клиентской базы.
• организация работы отдела продаж в Б24.
• настройка календаря бронирования занятий со специалистами и аудиториями в Б24.
• разработать удобный календарь мероприятий компании.
• организация автоматических задач и уведомлений для менеджеров, кураторов и клиентов.
• настройка автоматической информационной email и whatsapp-рассылки для клиентов.
• подключение Битрикс24 к сайту.
• подключение служб доставки (Почта России и СДЭК).
• подключение системы PayAnyway.
• создание интернет-магазина на Битрикс24 и привязка его к CRM.
• организация складского учета.

РЕШЕНИЕ:

Перед тем, как определить порядок внедрения заказчику был назначен 2-ух часовой аудит для описания всех текущих бизнес-процессов компании. Это нужно для того, чтобы наш бизнес-аналитик смог выстроить наиболее оптимальную проектную модель внедрения CRM индивидуально под нужды данного бизнеса.

Далее было решено настроить 2 воронки в Битрикс24: воронка продаж и воронка прогрева (инкубатор). В воронке продаж менеджеры ведут запись на обучение и продают товары из магазина, в воронку прогрева отправляются все клиенты, которые планировали или планируют покупку, но пока не готовы. Там для них настроена рекламная рассылка с акциями, новостями, информацией о новых курсах.

Систему бронирования реализовали через смарт-процессы, автоматизацию задач и планирование дел в календаре мероприятий. Важно: блок бронирования ресурсов не использовался в нашем решении, т.к. его функционал не позволял вывести данные в общий календарь с возможностью просмотра записей на год вперед.
Система бронирования работает следующим образом: менеджер на втором этапе воронки вносит основную информацию по курсу, куратору, месту обучения и датах проведения. Далее эти данные через робот планирования встречи вытягиваются в карточку запланированного мероприятия, а само оно попадает в календарь мероприятий, где можно посмотреть занятость ресурсов или специалистов через диаграмму ганта или в отображении календаря.

Далее была настроена система автоматических задач и уведомлений для менеджера на каждом из этапов воронок - это делается для того, чтобы менеджеры не теряли и не забывали своих клиентов. Кроме уведомлений по новым сделкам и задачам нужно было фиксировать все дела в календаре. Кроме менеджера, уведомления и бронь в календаре уходила и специалисту-куратору образовательного курса, а на основании этих уведомлений в whatsapp и на email клиента приходила информация о записи на курс - в день записи, за 1 день до начала занятий и за час до занятий.
Также клиенту автоматически уходят уведомления об оплатах товаров и услуг, а также сбор обратной связи после окончания курса.

После того, как были завершены основные работы на портале началась разработка интернет-магазина на базе Битрикс24.Сайты. Для этого сначала мы произвели выгрузку номенклатурной базы в раздел Товары Б24 и подключили складской учет, чтобы далее полностью весть учет остатков в Битрикс.
Технические работы по сайту выполнили в течении 10 дней, а именно: дизайн, создание основных страниц, подключение каталогов, размещение и настройка CRM-форм. После оставалось только подключить оплату и оформление доставки. Через настройки магазина подключили автоматический расчет доставки через СДЭК и Почту России.
Платежная система заказчика - PayAnyway. У них есть готовый модуль в маркете, для него не нужна подписка. Мы установили модуль, настроили автоматическую генерацию счета на оплату для заказов из магазина, после чего менеджеру только остается скопировать ссылку на оплату от PayAnyway и отправить клиенту после проверки данных. Нужно отметить, что в нашем случае нужно было проверять каждый поступающий заказ, поэтому на 100% автоматизировать оплаты из интернет-магазина не стали.

После всех вышеперечисленных работ было проведено обучение сотрудников бизнес-аналитиком под запись с предоставлением обучающих материалов.

СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ: 40 рабочих дней.

ОПИСАНИЕ ЗАКАЗЧИКА: компания, занимающаяся оказанием медицинских услуг (консультации, лабораторные анализы, приемы у специалистов и т.д.). Клиенты записываются на прием на сайте, заявка ранее попадала на почты менеджеров, откуда они разносили вручную заявки в Битрикс. Также запись осуществлялась по звонку на горячую линию. В системе работает 3 менеджера, 2 специалиста-колл-центра и руководитель ОП. Версия Битрикс: облако, тариф Команда (2020, архивный).

ПОСТАВЛЕННЫЕ ЗАДАЧИ:

• автоматизировать попадание заявок в Битрикс24.
• организовать работу колл-центра.
• подключить телефонию Ростелеком к Б24.
• настроить удобную систему записи к врачам.
• автоматизировать воронку Записи на прием.

РЕШЕНИЕ:

У заказчика было оформлено свое техзадание по настройке Битрикс24, поэтому бизнес-аудит не был назначен.
Предстояло организовать работу менеджеров записи на прием к специалисту и колл-центра, в т.ч. подключить и настроить телефонию Ростелеком для хранения и прослушивания звонков в Б24.

Первым делом была скорректирована имеющаяся воронка лидов: в ней было много "мусорных", лишних стадий, где "зависало" без движения большое количество клиентов. Ежедневный объем обрабатываемых заявок большой - не менее 100 лидов в день, при этом они практически не сортировались по причинам отказов - все отправлялись в некачественный лид без пометки.
Нами были удалены лишние рабочие стадии воронки, в итоге она была сокращена до 3-х стадий квалификации обращений. Далее заявки либо уходили в воронку записи либо сортировались по причинам отказа через пользовательское поле с выпадающим списком наиболее распространенных причин некачественного трафика (спам, дубликат, черный список, вопросы, предложения о сотрудничестве и т.п.).

После этого мы настроили автоматизацию в воронке записи к специалистам: на второй стадии воронки требовалось автоматически генерировать для клиента анкету для записи и отправлять на email пользователя. Это мы реализовали через автогенерацию документа по шаблону с подтягиванием данных из карточки + отправка сообщения роботом на email.
Далее было настроено автоматическое движение сделки по воронке: в момент, когда клиент прочитал письмо с отправленной анкетой сделка передвигается на следующую стадию, где менеджеру ставится задача подтвердить запись. В дату записи сделка автоматически передвигается на стадию оплаты, где менеджеру ставится задача проконтролировать получение оплаты за услугу.

Систему записи к специалистом реализовали через функционал "Бронирование ресурсов" с дублированием данных записи в общий календарь компании.

Следом за настройками на стороне Битрикс24 была выполнена интеграции личного кабинета Ростелеком с подключенными номерами сотрудников к Битрикс24 и провели обучение для руководителя ОП по работе с дашбордом "Аналитика звонков".
Подключение телефонии к Битрикс24 упростило работу сотрудникам колл-центра: теперь все звонки моментально регистрируются в системе, если клиент новый, то автоматически генерируется новый лид, куда менеджер может просто внести данные клиента в момент разговора. Если клиент уже есть в системе, то его карточка высвечивается у менеджера в момент звонка, а запись разговора подгружается в карточку клиента и в карточку активного лида/сделки (если таковые имеются).

В конце, как всегда, было проведено двухчасовое обучение сотрудников работе на портале с разбором типовых вопросов.

СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ: 10 рабочих дней.

ОПИСАНИЕ ЗАКАЗЧИКА: компания, занимающаяся продажами товаров через интернет-магазин. Заявки попадают в Битрикс из магазина на modX, через звонок на горячую линию, по email. В системе работает отдел продаж из 10 менеджеров и 1 РОПа, 2 специалиста отдела контроля качества, 2 лид менеджера и директор направления онлайн-продаж. Версия Битрикс: Интернет-магазин + CRM.

ПОСТАВЛЕННЫЕ ЗАДАЧИ:

• автоматизировать попадание заявок с сайта в Битрикс.
• автоматизировать документооборот.
• настроить продажи в чатах (telegram).
• настроить автоматическую сегментацию клиентов.
• создать инструмент работы с отказами и генерации повторных продаж.
• автоматизировать воронку лидов, продаж и логистики.
• интеграция с telegram, whatsapp, VK, Сбербанк онлайн.
• перевести сотрудников на работу со счетами в Битрикс.
• выстроить качественную аналитику в Битрикс с выгрузкой данных в дашборд Google Data Studio.

РЕШЕНИЕ:

Перед началом работ сотрудникам компании-заказчика был назначен 2-ух часовой аудит текущих бизнес-процессов для понимания необходимого уровня автоматизации и принципов сегментации и приоритезации клиентов.

После аудита приступили к базовым настройкам на портале: настройка воронок и стадий, оргструктуры и уровней доступов сотрудников, настройка шаблонов документов (КП, договор, счет, товарная накладная). Была настроена наша фирменная воронка отказов - Инкубатор. Теперь все клиенты внутри CRM, которые в силу разных причин не купили товар в магазине, но планировали это или интересовались ассортиментом автоматически сортируются по причинам отказа внутри воронки, для них настроена информационная рассылка, а сами они, в зависимости от длительности пребывания в этой воронке, сегментируются на "горячих", "теплых", "холодных", "потенциальных" и "забытых" клиентов.
Актуальным заказам внутри воронки продаж присваивается приоритет по системе звездности, где 3 звезды это наивысший приоритет, а одна звезда - низкий. Приоритет определяется автоматически на основании данных заказа (сумма покупки, регион, тип клиента и т.п.).


Далее, по прототипу аудита, прописали роботов задач, уведомлений, автоотправки сообщений на email, автогенерации документов на нужных стадиях.

После настроек CRM приступили к интеграциям. Для сайта на modX разработали код форм товарной корзины, оформления заказа, консультации и заказа обратного звонка. Далее наш технический специалист разместил данные формы на сайте, после чего заявки из этих форм стали автоматически попадать в воронку лидов в CRM.

Следом мы выполнили подключение личного кабинета Сбербанк онлайн через готовый интеграционный модуль в Маркете. Теперь информация об оплаченных счетах передавалась в CRM - на оплату были настроены триггеры, которые меняли стадию сделки и счета на "Оплата получена".

Следующим шагом была настройка telegram-бота и настройка продаж в чатах через инструмент "Центр продаж". В результате настройки был создан чат-бот, который собирал заявки и передавал их в лиды Б24, отвечал на распространенные вопросы клиентов, а у менеджеров появилась возможность консультировать клиентов прямо в чате и отправлять ссылку на оплату.
Через коннектор OlChat был подключен Whatsapp для связи с клиентом - туда уходила информация по доставке товара.
Была подключена группа магазина в ВК - вопросы в чат группы теперь попадают в лиды Битрикс.

Далее была проведена работа по настройке аналитики по продажам для РОПа внутри Битрикс24 и управленческий дашборд директору направления в Google Data Studio с выгрузкой данных из Б24.

После всех настроек было проведено пятичасовое обучение сотрудников, где им были показаны не только основные принципы работы внутри CRM, но также организована их работа в счетах Битрикс; руководителям было проведено обучение по работе с аналитикой Битрикс и GDS.

СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ: 45 рабочих дней.

ОПИСАНИЕ ЗАКАЗЧИКА: компания, занимающаяся предоставлением полного цикла рекрутинговых услуг. Заявки попадают в Битрикс с сайта на Tilda, через звонок на телефон рекрутера, по email. В системе работает 25 сотрудников. Версия Битрикс: облачный, тариф Профессиональный.

ПОСТАВЛЕННЫЕ ЗАДАЧИ:

• автоматизировать 4 воронки: клиенты, вакансии, соискатели, услуги.
• автоматизировать документооборот.
• настроить связи между анкетами вакансий и соискателей.
• настроить чат-бота для сопровождения соискателя.
• автоматизировать анкетирование по вакансии.

РЕШЕНИЕ:

Перед началом работ сотрудникам компании-заказчика был назначен 2-ух часовой аудит текущих бизнес-процессов для понимания необходимого уровня автоматизации.

После аудита приступили к базовым настройкам на портале: настройка воронок и стадий, оргструктуры и уровней доступов сотрудников, настройка шаблонов документов (анкета, договор, счет).
Автоматизация внутри воронок была следующая: клиенты, которые хотят оставить заявку на поиск сотрудников заполняют на сайте CRM-форму с информацией о компании. Заявка попадает в лиды, где менеджер звонит по указанному номеру и проводит квалификацию клиента. После квалификации заявка попадает в воронку Клиенты, где уточняются все данные по заказу. В воронку Вакансии создаются карточки с вакансиями компании, создается их связь с карточкой компании-заказчика, а также с карточками контактов претендентов на должности в воронке Соискатели. Картам вакансий присваивается 2 тега: название компании и вакантная должность. На соответствующих этапах автоматически генерируются счет и договор (как для компании-заказчика, так и для соискателя). А чат-бот-помощник помогает кандидатам проходить все этапы отбора, отправляет тестовые задания и передает данные в CRM для автоматического движения по воронке. Менеджеру остается только проверять запланированные даты собеседований с руководителями и дублировать им данную информацию.


Соответственно, нами были настроены CRM-форма с опросником для работодателя и форма анкетирования для соискателя, которая была размещена в аккаунте компании на hh.ru.
Также настроен типовые команды и ответы для telegram-бота для соискателей.

После всех настроек было проведено двухчасовое обучение сотрудников по работе в данных воронках.

СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ: 22 рабочих дня.